オフィスの断捨離はどんな効果が期待できる？進め方やポイントを解説！ | コラム | ブログ

「いつも仕事中に探し物をしている気がする」

「オフィスに物が溢れていて、なぜかイライラする」

物で溢れて整理整頓されていないオフィスは、社員にストレスを与えているかもしれません。

社員のモチベーションを低下させないためにも、整理されていないオフィスは断捨離がおすすめです。

この記事ではオフィスの断捨離で期待できる効果や断捨離の進め方、ポイントなどを解説します。

オフィスの断捨離で期待できる効果

オフィスの断捨離には、さまざまな効果が期待できます。

ここではオフィスの断捨離で期待できる効果を3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

生産性が上がる

オフィスの断捨離をすると、次の4つの理由から生産性が上がります。

＜生産性が上がる理由＞

・無駄な作業がなくなる

・気持ちや心が整理できる

・職場環境のストレスが減る

・情報の振り分けスキルが上がる

生産性が上がるのは、会社としても嬉しいですよね。

なぜ生産性が上がるのか順番に解説します。

無駄な作業がなくなる

断捨離をすると、物を探すという無駄な作業が減ります。

断捨離によって物が減り整理整頓されれば、物を探す必要がなくなるからです。

会社員は年間で平均150時間、物を探していると言われています。

探し物をしていた150時間分を業務にあてることができれば、物を探すストレスから解放されて時間にも余裕ができるため、生産性の向上が期待できます。

気持ちや心が整理できる

物で溢れている環境やいつも何かを探している状態はイライラしやすく、気持ちも心も落ち着きません。

断捨離には物の整理だけでなく、気持ちや心も整理できる効果があります。

＜気持ちや心が整理できる理由＞

・物が整理整頓される →イライラなどの感情に振り回されなくなる

・いらない物を捨てる →物に対する執着を捨てられる

気持ちにも心にも余裕がある状態になれば、仕事に向き合う姿勢が良くなるため生産性も上がることでしょう。

職場環境のストレスが減る

断捨離によって物が減り整理整頓されると、職場環境に対するストレスも減ります。

オフィスに物が溢れている状態は、

・探し物が見つからない

・動線に物があってスムーズに移動できない

など小さなストレスを感じる機会が多くなります。

ストレスを日々感じる職場環境では、モチベーションも低下してしまうでしょう。

断捨離で職場環境が整備されれば、探し物が減ったり動線がスムーズになったりと小さなストレスを感じる機会が減ります。

職場環境にストレスを感じなくなれば、社員のモチベーションも上がるため生産性も上がるのです。

情報の振り分けスキルが上がる

断捨離には『情報を振り分けるスキルが上がる』という効果も期待できます。

断捨離は多くの物の中から『いる』『いらない』を素早く判断しなければなりません。

そして物が整理できるまで、判断する作業を繰り返し行う必要があります。

そのため自然に物の価値を判断するスキルが上がり、情報の振り分けが早くなるのです。

情報の振り分けスキルは、業務でも活用できます。

例えば日々の業務の中で本当に必要な業務はどれかを素早く判断し、効率的に業務を行えるようになるのです。

業務の効率化ができれば時間に余裕もできるため、生産性の向上にも繋がるでしょう。

情報漏洩のリスクを軽減できる

断捨離で散乱している書類を整理することで、情報漏洩リスクの軽減も可能です。

書類には個人情報や製品情報など、重要なデータが記載されていることもありますよね。

その書類を正しく保管せずに放置していると、無くしたり間違えて顧客に渡してしまうなど漏洩のリスクが高まります。

断捨離することで、

・使わない書類はシュレッダーで処分

・必要な書類は整理して保管

というように書類を正しく管理できるため、情報漏洩のリスクが軽減できるのです。

コストが削減できる

断捨離はコスト削減の効果も期待できます。

＜コスト削減が期待できる理由＞

・探し物という無駄な時間が減る →残業など人件費の削減につながる

・オフィスのスペースが広がる →新たに場所を借りる必要がなくなる

・無駄な物を買わなくなる →消耗品費を削減できる

それぞれのコスト削減はごくわずかかもしれませんが、積み重なれば大幅な削減にも繋がります。

オフィスで断捨離すべき物

オフィスにはさまざまな物があるため、いざ断捨離しようとしても何から手放せばよいか迷う方もいるでしょう。

ここではオフィスにある断捨離すべき物を5つご紹介します。

書類や名刺

書類や名刺の放置は、情報漏洩のリスクもあり場所も取ります。

そのため、デスクの上に放置されている書類や名刺があれば早急に整理しましょう。

また、ファイルに保管されている書類の中で1年以上見返していない書類があれば、今後も使わない可能性が高いため処分しましょう。

全部処分するのが不安な方は、データ化してから処分するのがおすすめです。

文房具

文房具は同じ物がいくつもデスクの引き出しに入っていたりしますよね。

デスクが整理されていないと何がどこにあるか分からないため、次々と同じ物が増えてしまうのでしょう。

また使えない文房具を捨て忘れてそのまま放置しているケースもあります。

文房具は『使うか使わないか』で簡単に整理できるので、断捨離しやすい物のひとつです。

試供品や試作品

客先からもらった試供品や営業活動で使っていた試作品は、整理しないと溜まっていきます。

いつか使うかもと保管したくなるかもしれませんが、放置されている物は今後も使わない可能性が高いです。

新しい物を保管する場所を確保するためにも、いらない試供品や試作品は断捨離しましょう。

古くなったIT機器

IT機器は日々進化しています。

古い機器を使い続けるとセキュリティリスクが高まるため、古いIT機器は断捨離するのがおすすめです。

IT機器はパソコンだけでなく、LANケーブルやマウスなどさまざまな種類があります。

使わずに放置されている物があれば迷わず処分しましょう。

使っていないIT機器を処分するだけでも、オフィスのスペースが広がりますよ。

パソコン内のデータや業務内容

断捨離するのは物だけではありません。

パソコンの中にある不要なデータや、無駄な業務・会議はありませんか？

一度パソコンの中や日々の業務を振り返り、いらないデータや業務があればぜひ断捨離しましょう。

不要なデータや無駄な業務の断捨離は、

・ストレス軽減

・時間に余裕ができる

・モチベーションアップ

などが期待できますよ。

オフィスの断捨離の進め方

オフィスの断捨離をしたいけど、どう進めれば良いか分からない方もいるでしょう。

ここではオフィスの断捨離の進め方についてご紹介します。

会社で断捨離のルールを決める

まず会社全体で断捨離のルールを決めましょう。

会社にはさまざまな人が集まっています。

ルールを事前に決めておかないとそれぞれの人が好きなように断捨離をしてしまうため、期待している効果が得られません。

社員が断捨離しやすく、かつ期待している効果を得るためにも事前にルールを決めておきましょう。

デスク周りから始める

ルールを決めたら、個人のデスク周りから断捨離を始めましょう。

個人のデスクは業務の合間で断捨離ができるなど取り組みやすいからです。

何人かの予定を調整して行うのはハードルが高く面倒になってしまう可能性も高いため、まずは自分の周りの断捨離から始めましょう。

共用の物は一気に分別する

共用の物は関係者で集まって一気に分別しましょう。

関係者で一気に行わないと、

・どこまで整理されているか分からない

・どこに保管したか分からない

などの問題が発生します。

情報を正しく共有し整理整頓された状態を維持するためにも、共用の物の断捨離は関係者で一気に行いましょう。

オフィスの断捨離をする際のポイント

オフィスで断捨離する際にはいくつかポイントがあります。

ここではオフィスで断捨離する際の3つのポイントをご紹介します。

社員が判断しやすいルールにする

ルールを決める際は、社員が判断しやすい内容にしましょう。

ルールが複雑で分かりにくいと断捨離のハードルが上がります。

そうなると断捨離は後回しになってしまうでしょう。

例えば

・2年以上使用していない書類は処分

・判断に迷う場合は、処分を1年保留にしてもOK

など、社員が迷わず断捨離できるようなルールにしましょう。

目標を設定する

目標を設定すると、目標達成に向けて行動しやすくなります。

そのため断捨離にも目標を設定しましょう。

目標は個人と会社全体に分けて設定すると取り組みやすくなりますよ。

＜例：個人の目標設定＞

・文房具は筆箱に入る分だけにする

・データの保存は1年にする

＜例：会社全体の目標設定＞

・1年前以上の書類は〇日までに処分する

・今回の断捨離で棚一列のスペースを確保する

定期的に行う

断捨離は定期的に行いましょう。

1度断捨離して整理整頓できても、日々の業務に追われていると乱れてしまうこともあります。

書類やデータの整理整頓は、業務の振り返りにもなります。

そのため断捨離は定期的に行うのがおすすめです。

移転で大量に断捨離する場合は業者の利用もおすすめ

移転により多くの物を断捨離する必要がある場合は、不用品回収業者に依頼するのがおすすめです。

断捨離で処分する物の中には、使わないデスクや椅子、家電もあるでしょう。

大きな家具や家電の処分は手間と時間がかかります。

不用品回収業者に処分を依頼すれば分別・搬出・処分を業者が行うため、処分に必要な時間を他の業務にあてることができます。

また、処分する物の状態が良ければ買取りをしてくれる業者もあり、コスト削減も可能です。

当社でも、事務所の断捨離で出た不用品の回収や買取を行なっております。

関東全域で最短即日に対応可能で、お見積もりは完全無料となっておりますのでお気軽にお問い合わせください。

まとめ

オフィスの断捨離には、

・生産性の向上

・情報漏洩リスクの軽減

・コスト削減

といった効果が期待できるため、オフィスに物が溢れている場合は断捨離がおすすめです。

断捨離したくても何を手放せばよいか分からないという方は、まず自分のデスクに放置されている書類や文房具から断捨離するのが良いでしょう。

また、会社全体で断捨離をする際は分かりやすいルールや目標を設定し、社員が断捨離しやすい環境を整備しましょう。

移転により大量の物を断捨離しなければならない場合は、不用品回収業者に依頼するのがおすすめです。

断捨離には『運気を上げる』という不思議な効果もあると言われています。 オフィスの断捨離をすれば、社員のモチベーションアップだけでなく会社の成長も期待できるかもしれませんね。

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